רבים חושבים שהחלק הקשה ביותר הוא להחליט להקים עסק, אך מהר מאוד מגלים שהחלק הקשה עוד לפניהם, וזאת כי מהרגע שיוצאים לדרך מגלים שקיימים אינספור משימות, מכשולים ושלל החלטות שצריך לקבל, ועל כן אם מבקשים להתחיל את הדרך החדשה ברגל ימין, יש לקחת אוויר ופשוט להסתייע במאמר הבא, בו נסביר מהם השלבים, כיצד מתנהלים מול הרשויות ואף אלו תוכנות עשויות לסייע. מתחילים!
רישום העסק
ראשית יש להבין האם אתם עוסק פטור או מורשה, או אולי בכלל חברה בע"מ, כאשר חשוב להבין שהחוק אינו מאפשר להפעיל את העסק טרם מסדירים את הרישום מול הרשויות, ועסק ניתן לפתוח על שמכם רק מגיל 18. כיצד אם כן מחליטים ואף איך פותחים עוסק פטור? פשוט בוחנים מהו המחזור העסקי הצפוי ואף מוטב להתייעץ עם איש מקצוע, ולו במעמד הרישום. לאחר מכן, התחנה הראשונה הינה משרדי המע"מ ואילו התחנה השנייה עוצרת במס הכנסה (עבור פתיחת תיק). לאחר שלב זה תדרשו לשלם מקדמות ולדווח אודות מצב ההכנסות החודשיות. מה באשר לרואה חשבון? ובכן כל עוד אינכם חברה בע"מ אין בכך הכרח, אם כי חבירה לרו"ח איכותי עשויה להקל את ההתנהלות ואף לחסוך בהוצאות.
לקריאה נוספת: איך פותחים עוסק פטור
לקריאה נוספת: איך פותחים עוסק מורשה
לפני שרצים עוצרים, מגדירים ומתכננים
החלטתם שאתם פותחים עסק, אך לפני שמתחילים להריץ ולשווק, חשוב לעצור ולהגדיר יעדים לצד מטרות – לבנות תכנית עסקית. בניית תכנית עסקית מאפשרת למקד את הפוטנציאל, להגדיר ערך מוסף ויתרון יחסי, להגדיר קהל יעד ומתחרים ישירים ועקיפים, לנבא מראש קשיים, למקד את השירות, להגדיר הוצאות קבועות וראשוניות ובאופן כללי תכנית עסקית מסייעת להגדיר במדויק את הדרך שבה מבקשים לצעוד, כך שלא מניעים ופשוט "זורמים", אלא מתייחסים לעסק ברצינות הראויה.
עסקים רבים נפתחים בכל שנה בישראל, חלקם ממשיכים ומצליחים ואף נקנים על ידי חברות ענק (כאשר אנו שומעים על אקזיטים בחדשות). אחרים נשארים כעסקים קטנים ובינוניים הנלחמים על קיומם, חלק מצליחים וחלק נסגרים. סיכויי ההצלחה של העסק אינם תלויים רק בכם, ביכולת התכנון שלכם או בשילוב יועץ עסקי מנוסה בתכנונו – אלא גם במציאות הכלכלית וברמת התחרות בנישה בה אתם פועלים.
לפני הקמת העסק נסו ללמוד היטב את התחום בו אתם עומדים לפעול, תוך בחינת הצעות מחיר של המתחרים שלכם וגלו מה הסיכוי להפוך את העסק לריווחי בתוך שנה שנתיים. זכרו כי בדרך כלל בשנים הראשונות עסקים רבים נאלצים להתמודד עם הוצאות ברמה גבוהה יותר מההכנסות ולכן חשוב להקפיד על מימון ראשוני להתחלה.
לקריאה נוספת: איך לבנות תוכנית עסקית
השגת המימון הדרוש
את המימון הדרוש לעסק תוכלו לגייס ממגוון מקורות. מחסכונות ראשוניים שלכם מתקופת היותכם שכירים, מהלוואות מהבנקים או מקרנות לעסקים קטנים וכן מעזרה של בני משפחה המאמינים בפעילות שלכם. כיום, נפתחו גם אפשרויות נוספות לגיוס כספים על ידי מימון המונים לרעיון או עסק חדש. מימון המונים עוזר בעיקר לעסקים קטנים בתחילת דרכם המשווקים מוצר חדש ומוכרים אותו ללקוחות פוטנציאליים עוד לפני שפותח.
ניהול כלכלי
לאחר שהתוכנית העסקית ברורה ואף השגתם רישיון עסק כחוק, יש לעצור ולהבין כיצד מתנהלים מבחינה כספית. ניהול כספים לעסק עשוי להרתיע הרבה אנשים, כי בין היתר צריך להתעסק עם הצהרת הון, דוח שנתי, תכנון מס, הוצאות מוכרות בעסק, חשבוניות ועוד. נשמע מאיים? בדיוק בשביל כך קיים רו"ח, רו"ח שמתמודד עם כל זאת עבורכם, משמע לכם בעלי העסק רק נותר להתנהל באופן מסודר, לנהל מעקב מדויק אחר הוצאות והכנסות ותמיד לשלוח בזמן קבלות (או חשבוניות). מכאן שטוב לדעת שקיימות מערכות ייעודיות, כגון חשבונית ירוקה, הנהלת חשבונות באינטרנט (בין היתר מייצאת דוחות מלאים) ואף מערכת ניהול הוצאות ומערכת תזרים מזומנים, כך שסך ההתנהלות הרבה יותר נוחה, מסודרת ויעילה. בכל זאת מבקשים ליישר קו לגבי מספר מונחים? להלן הסבר כללי:
פתיחת הישות העסקית – עוסק מורשה, פטור או חברה בע"מ
לאחר שתכננתם היטב את מהות העסק ואת דרכי המימון אתם מוכנים להתחיל בתהליך דיווח לרשויות. פתחו תיק במע"מ ובמס הכנסה כעוסק מורשה, עוסק פטור או חברה בע"מ – תלוי בהיקף הפעילות הצפוי שלכם. אם אתם ממש בתחילת הדרך מומלץ להתחיל כעוסק זעיר או פטור ולאחר מכן לגדול. אם העסק שאתם עומדים לפתוח עשוי לדרוש רישיון עסק (כמו למשל בית קפה, אולם אירועים או אחד ממגוון העסקים הדורשים רישוי) – בדקו מהן הדרישות השונות על מנת לקבל רישיון זה. יתכן ותזדקקו בדרך לרישיון ממכבי האש, ביטוח לעסק או רישיון מהמשטרה על מנת להפעיל את העסק שלכם.
דיווח ההכנסות וההוצאות לרשויות
העסק החל לפעול ואתם עומדים להכניס את השקל הראשון. כמובן שתצטרכו לדווח עליו בצורה מסודרת. דאגו להדפיס מראש פנקסי חשבוניות וקבלות או רכשו קופה רושמת. כאשר אתם מדווחים על ההכנסות וההוצאות של העסק תצטרכו להציג הוכחות לכן חשוב כבר בתחילת הדרך לרשום בצורה מסודרת את ההכנסות וההוצאות שלכם והקפידו על דיווח לרשויות במהלך כל התקופה בה העסק קיים. חשוב לשמור חשבוניות וקבלות למשך שבע שנים – זאת למקרה שתזכו לביקורת מצד רשויות המס. מומלץ כבר בשלב זה להעסיק רואה חשבון מנוסה שיעדכן אתכם אם עליכם לשלם מקדמות מס במהלך השנה או שתוכלו לחכות עם שלב זה עד לסוף שנתו הראשונה של העסק.
מונחי יסוד שחשוב להכיר
עוסק פטור ועוסק מורשה
עוסק מורשה מרוויח יותר מ100 אלף ש"ח בשנה, ואילו עוסק פטור מרוויח פחות. עוסק פטור מוציא קבלה ולעומתו עוסק מורשה קודם כל מוציא חשבונית מס ולאחר התשלום מנפיק קבלה. בנוסף, עוסק פטור אינו גובה מע"מ והוא מדווח רק פעם בשנה לרשויות, וזאת לעומת דיווח חודשי של עוסק מורשה.
הצהרת הון
הצהרת הון משקפת את מצב התיק במס הכנסה עבור נקודת זמן ספציפית והיא מסייעת לפקידי השומה לעלות על הכנסות שלא דווחו, כך שמתבהר מצב ההכנסה האמתי. הצהרה זו כל מי שפתח תיק במס הכנסה חייב להגיש: עצמאי, עוסק מורשה, עוסק פטור וחברה בע"מ.
לקריאת המדריך המלא על: הצהרת הון
דוח שנתי
מסמך משקף סך פעילות פיננסית של בעל העסק, כולל זיכויים וניכויים של אותה שנת מס. את הדו"ח יש להגיש עד ל30 באפריל (באופן ידני או מקוון), ומומלץ להיעזר בשירותיו של רואה חשבון, אם על מנת לחסוך זמן ואם על מנת להיצמד לדרישות החוק. חברות בע״מ נדרשות להגיש דו״ח שנתי לרשם החברות
לקריאת המדריך על: דוח שנתי
תכנון מס
התנהלות מושכלת שפועלת על מנת למזער את חבות המס של בית העסק. לשם כך צריך להשוות בין מגוון אפיקים, כאלו שיובילו להטבת המס האידאלית.
לקריאת המדריך על: תכנון מס
חשבונית
חשבונית הינה דרישה לתשלום אותה שולחים עם סיום השירות (או עם הספקת המוצר). יש להפיקה בשני עותקים. על העותק הראשון מציינים "מקור" ועל השני "העתק" (את ההעתק צריך לשמור).
קבלה
מסמך שמאשר את קבלת התשלום.
הוצאה מוכרת
הוצאה מוכרת היא אחד מהסעיפים הכמעט יחידים שבאים לטובת בעל העסק. מדובר בהוצאות שנועדו לקיים את פעילות העסק (באופן ישיר או עקיף), ושיורדות מסך הכנסת העסק, כך שרק הנתח הנותר מחויב במס. פה העניינים מתחילים מעט להסתבך, וזאת כי יש הוצאות שהן חד משמעית מוכרות במס ולצידן כאלו שפחות, כך שרצוי ייעוץ מקצועי.
לקריאה נוספת: הוצאות מוכרות לעצמאי העובד מהבית
התנהלות מושכלת
כל מי שמנהל עסק צריך לבחון כיצד הוא יכול להתייעל ולהוריד מעצמו עומס, מבלי לפגוע באיכות השירות והניהול, ועל כן חשוב להכיר מגוון כלי עזר מקוונים שמסייעים הן למלאכת שיפור יחסים עם לקוחות והן לניהול השוטף, כך שבין היתר מוטב להכיר את מערכת crm (מערכת שמסייעת להעניק ללקוח שירות יותר אישי, ממוקד צורך, מהיר ויעיל), ומערכת שעון נוכחות לעובדים (מסייעת לעקוב אחר שעות העבודה, שעות נוספות, מיקום העובדים וכדומה), ובין היתר מוטב להשקיע בעובדים עצמם, כך שהם יחושו יותר מוערכים ומתוגמלים, ולו באמצעות הדרכת עובדים וימי גיבוש, וזאת כי מדובר בהשקעה מניבה שמוכיחה את עצמה.
שיווק ופרסום העסק
חלק בלתי נפרד מהצלחת העסק שלכם תלוי בתהליך הפרסום והשיווק שלו. החל מעסק פשוט של אדם אחד מהבית ועד לעסקים הכוללים מאות סניפים ברחבי העולם – כולם יכולים לעשות שימוש במגוון מדיות פרסום קלאסיות (כמו רדיו, עיתונות כתובה וטלוויזיה) ועד לפרסום מקוון ברשת. תכננו מראש כיצד אתם עומדים לספר לעולם כי העסק שלכם החל את פעילותו וגלו את מגוון כלי הפרסום העומדים לרשותכם – הן בתשלום והן בחינם.
השמיים הם הגבול
לאור הדברים, אין זה פשוט להקים עסק ולשמור עליו מתפקד כהלכה, אך יחד עם זאת גם לא מדובר במשימה מאוד מסובכת, אלא כל עוד עוצרים לפני שרצים, נעזרים בתוכנות ייעודיות, מבינים מהו סדר הפעולות, משקיעים היכן שצריך, לא מדלגים על שלבים, ערוכים מראש לקשיים, יודעים להסתייע באנשי מקצוע משלימים ובעיקר מאמינים בקיומו של העסק, הרי שהשמיים הם הגבול. בהצלחה!